Für die Umsetzung vieler einfacher DMS-/ECM-Anforderungen reichen die Basisfunktionalitäten von Microsoft 365 und den „Microsoft Content Services“ völlig aus. Komplexe Fachanwendungen lassen sich hiermit jedoch nicht so ohne weiteres „in-house“ bauen. Hier kommt Shareflex ins Spiel.
Die digitale Evolution des Dokumentenmanagements
Akten, Dokumente, Archivierung, Verträge – Diese Begriffe und die damit verbundenen Thematiken existieren schon seit Jahrzenten. In diesem Kontext hat sich auch die Dokumenten- und Enterprise-Content-Management Branche (kurz: DMS / ECM) entwickelt. In den letzten Jahren hat allerdings vor allem ein Begriff unser Verständnis hiervon komplett durcheinandergewirbelt und dokumentenbasierte Arbeitsweisen von Grund auf verändert oder gar ganz neu entstehen lassen: Die Digitalisierung.
Die DMS- / ECM-Branche hat dabei mehrere „digitale Evolutionsstufen“ durchlebt. Vom einfachen Scannen von Papier-Dokumenten über das Dokumentenmanagement bis hin zum Erstellen komplexer Fachanwendungen in einer Cloud-Umgebung ist in den letzten Jahren enorm viel passiert.
Die „Microsoft-Cloud“
Ein Multi-Player in dieser noch relativ jungen, cloudbasierten Welt ist Microsoft mit der „Microsoft Cloud“. Als Basis dient dabei Microsoft Azure, worauf sowohl nötige Infrastrukturen, Speicher & Datenbanken als auch Sicherheit, Verwaltung & Governance sowie verschiedene Plattform-Dienste bereitgestellt werden. Azure liefert somit die grundlegende Cloud-Infrastruktur. Darauf aufbauend stellt Microsoft mit Dynamics 365 Business Central (BC), Finance & Supply Chain Management (FSCM) sowie Customer Engagement (CE) ERP- und CRM-Anwendungen als Software as a Service (SaaS) bereit. Über den Betrieb dieser Lösungen muss sich der Anwender dabei keine Gedanken mehr machen.
Die Microsoft-365-Dienste wie Office 365, die Power Platform, Teams und SharePoint ergänzen dann die vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten. Neu hinzugekommen und immer stärker im Fokus ist mittlerweile auch das Thema „Turn content into knowledge“, also die Bereitstellung von KI- bzw. AI-Lösungen, verkörpert durch Microsoft Syntex, Viva und Topics.
Die Power Platform
Die Konnektivität der verschiedenen Lösungen / Dienste wird über die Power Platform hergestellt. Dazu werden bereits im Standard hunderte Konnektoren durch Microsoft und seine Partner bereitgestellt. Über das Modul „Power Automate“ ist es möglich, automatisierte Workflows für den Austausch von Daten sowie Aufgaben aufzusetzen, um dabei zu helfen Geschäftsprozesse zu optimieren. Auf Basis der „Power Apps“ können einfache Anwendungen für geschäftsrelevante Prozesse im Low-Code-Verfahren erstellt werden. Die dabei erfassten Daten lassen sich anschließend über „Power BI“-Reports auswerten und für den Anwender ansprechend visualisieren.
Die Microsoft Content Services
Die Gesamtheit der Microsoft-365-Anwendungen, bestehend u.a. aus der Power Platform, Office 365, SharePoint, KI/AI und Teilen der Azure-Plattform, lassen sich als „Microsoft Content Services“ beschreiben. Genauer gesagt versteht man unter den Content Services die „Zusammenfassung von Microsoft 365 Cloud Services für die Verwaltung von Dokumenten und deren Daten als Basis für dokumentenzentrierte Prozesse“. Das bedeutet, dass die Microsoft Cloud ECM-Basis-Technologien (Plattform, Server & Software) bereitstellt, ohne dass der Anwender dabei eine eigene Infrastruktur aufsetzen oder Software installieren muss.
Für die Umsetzung vieler einfacher DMS- / ECM-Anforderungen reichen diese Basisfunktionalitäten der „MicrosoftContent Services“ völlig aus und diese können sehr schnell und zumeist kostengünstig umgesetzt und eingeführt werden. Hingegen können spezialisierte, fachspezifische Fach- oder Branchenlösungen auf diese Art und Weise nicht so ohne weiteres von jedem Unternehmen „in-house“ individuell gebaut werden. Auch bietet Microsoft selbst solche Lösungen nicht an.
Die Shareflex-Produktsuite – Komplexe Fachanwendungen für Microsoft 365
„Shareflex“ von Portal Systems bietet jedoch genau das: „Fertige DMS- / ECM-Lösungen“ in Form von standardisierten Geschäftsanwendungen auf Basis von Microsoft 365. Gegenüber Individualentwicklungen bietet es den Anwendern immense Vorteile. So spielt zum Beispiel der Faktor „Ressourcen“ häufig eine entscheidende Rolle. Individuallösungen zu bauen ist sehr Zeit-, Kosten- und Know-how-intensiv. Durch das Zurückgreifen auf die Software von Drittanbietern entfällt dieser Faktor. Des Weiteren berücksichtigen die standardisierten Shareflex-Fachanwendungen auch Faktoren wie Wartbarkeit, Upgrade-Sicherheit und Massendatentauglichkeit. Auch die Revisionssicherheit ist jederzeit gewährleistet, da sich die Anwendungen im mächtigen Microsoft-365-Umfeld bewegen, welches u.a. sehr stark im Bereich „Compliance“ aufgestellt ist.
Die Shareflex ECM Online Produktsuite beinhaltet derzeit vier Lösungen: Shareflex Contract, Shareflex Documents, Shareflex Invoice und Shareflex Quality Documents. Thematisch geht es dabei um Dokumenten- und Aktenmanagement, Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung und um das Qualitätsmanagement bzw. gelenkte Dokumente und deren Integration in die vorhandenen ERP- / CRM-Systeme. Alle Anwendungen können sowohl einzeln als auch kombiniert verwendet werden.
Alle Dokumente immer und überall verfügbar
Mit Shareflex und dem Software-as-a-Service-Modell in Microsoft 365 sind alle digitalen Akten, Verträge und sonstigen Dokumente jederzeit und von überall aus verfügbar. Zudem fügt sich Shareflex nahtlos in die Microsoft 365 Service-Architektur ein und kann jederzeit mit den Standard-ECM-Funktionen der Microsoft Content Services kombiniert werden. Besonders wichtig für uns als Hersteller von Shareflex ist es, dass die Produktoberfläche unserer Lösungen auch optisch so gestaltet ist, dass sie den Nutzern, also den Fachanwendern, einen deutlichen Mehrwert bringt. Durch die Anlehnung an das Microsoft-Design befinden sich die User in ihrer bekannten Umgebung und bekommen gleichzeitig eine bessere User Experience und ein nutzerfreundlicheres User Interface zur Verfügung gestellt. Das macht die Anwendungen intuitiv und leicht bedienbar.
Krisen wie Corona haben gezeigt, dass es sich lohnt, auf cloudbasierte Anwendungen umzusteigen und digitalisiert zu arbeiten. Auf Verträge, Rechnungen und Dokumente kann jederzeit und überall zugegriffen werden, wodurch es deutlich einfacher wird, remote zu arbeiten. Wenn im Unternehmen bereits eine Microsoft-365-Strategie vorhanden ist, können standardisierte Anwendungen wie Shareflex dabei helfen, sich schnell und effizient mit der Digitalisierung zu bewegen und Unternehmen nach vorne zu bringen – ohne dafür einen großen Einsatz an eigenen Ressourcen aufbringen zu müssen.
ÜBER DIE PORTAL SYSTEMS AG
Die Portal Systems AG vereint als eines der wenigen Systemhäuser auf dem Markt Enterprise Content Management (ECM) und SharePoint-Kompetenz unter einem Dach. Auf Basis von mehr als 20 Jahren Erfahrung und Expertise aus Projekten bei über 300 Kunden entwickeln und vermarkten wir digitale Lösungen für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse. Die Shareflex-Produktsuite basiert auf SharePoint (Online) und Microsoft 365. Sie umfasst Fachanwendungen wie das Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung oder die Dokumentenlenkung für Ihr QM-System sowie modernes, ganzheitliches Dokumentenmanagement (DMS) & ECM. Egal wie Sie die digitale Transformation angehen, wir liefern Ihnen flexible Produktlösungen, die optimal aus Subscriptions, Dienstleistungen, umfangreicher Betreuung und kundenorientiertem Support zusammengesetzt sind.
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