Niedrige Kosten durch automatisierte Prozesse

Die belgische ILB Group mauserte sich in kürzester Zeit von einem Transportvermittler zum transnationalen Logistikspezialisten. Ein digitales Dokumentenmanagement-System ermöglicht kurze Durchlaufzeiten bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Das in Belgien gegründete Unternehmen ILB Group wickelt neben Land- und Wassertransporten auch Container-Geschäfte ab. Über Partnerschaften greift man auf ein starkes Netzwerk von mehr als 100.000 Fahrzeugen zurück. Zu den Kunden des Logistikspezialisten zählen bedeutende Namen aus der Chemie, Pharma- und Kunststoffindustrie. Die Ablage und Bearbeitung sämtlicher Eingangsrechnungen übernimmt ein Dokumentenmanagement-System (DMS).

Über 1.000 Lieferantenrechnungen erhält das Unternehmen monatlich. Vor der DMS-Einführung empfing man die Belege in Papierform, als PDF-Downloads über Lieferanten-Portale oder per E-Mail. Was nicht physisch vorlag, wurde ausgedruckt, anhand der internen Bestelldaten überprüft und schließlich freigegeben. Immer wieder kam es dabei zu Überschneidungen beim Drucken, wodurch unklar war, welche Rechnungen bereits auf Papier vorlagen. Dubletten und doppelte Bearbeitungen waren die Folge. Andere Rechnungen wurden schlichtweg übersehen. Angemahnte Zahlungen lagen somit an der Tagesordnung. Um weitere Diskussionen zu vermeiden, machte sich der Geschäftsführer auf die Suche nach einer digitalen Belegbearbeitung. Entscheidend war eine ERP-unabhängige Lösung, da die einzelnen Landesgesellschaften unterschiedliche IT-Systeme einsetzen. DocuWare Cloud punktete bei der Auswahl durch flexible Anwendungsmöglichkeiten. Gleichzeitig überzeugte der DocuWare Partner durch seine umfangreiche Erfahrung in der Systemintegration. Analyse, Konzepterstellung, Konfiguration und Rollout erhielt der belgische Logistiker dadurch aus einer Hand.

Per Mausklick buchen und bezahlen

Heute werden die hauptsächlich elektronisch empfangenen Belege zunächst in einer zentralen Mailbox gesammelt. Ein Algorithmus klassifiziert die Unterlagen und liest entsprechende Indexinformationen aus. Gleichzeitig ergänzt das System weitere Daten, etwa die Kostenzuweisung auf interne Budgets oder Buchungskonten. Anschließend werden die Belege an DocuWare übergeben, wo sie im digitalen Archiv abgelegt werden. Die Rechnungsfreigabe erfolgt bei vorhandenem Bestellbezug automatisch. DocuWare vergleicht dabei die Rechnung mit offenen Bestellposten und Budgetdaten aus Navision. Bei Übereinstimmung erfolgt die Freigabe. Gleichzeitig übergibt das DMS sämtliche Buchungsinformationen an das ERP-System, so dass die Mitarbeiter in der Buchhaltung die Belege mit nur einem Mausklick anzeigen, buchen und bezahlen. „Die Prozesse in der Buchhaltung sind heute perfekt aufeinander abgestimmt. Auch Diskussionen mit Lieferanten wegen zu späten Zahlungen gehören seither der Vergangenheit an.“, so Sebastian Erren, Geschäftsführer bei ILB Group in Kapellen.

Kosteneinsparung mit dem Kernteam

Seit der DMS-Einführung gehen Rechnungen nicht mehr verloren. Sind Belege einmal im System, werden sie zu jedem Zeitpunkt und auf einfachste Weise wiedergefunden. Entweder über die DocuWare Suchfunktion oder über einen digitalen Button direkt aus Navision, Exact oder Transfusion heraus. Selbst Mitarbeiter, die nur gelegentlich Zugang zu Rechnungen benötigen, können diese per Mausklick aufrufen, ohne dafür ihre Kollegen aus der Buchhaltung in Anspruch zu nehmen. Gleiches gilt für externe Prüfer während des Jahresabschlusses. Mit entsprechendem Lese-Zugriff ausgestattet können sie ihre Arbeit ohne Vor-Ort-Präsenz durchführen.

Da das Buchen dank vollautomatischer Belegauslesung nur noch wenige Sekunden dauert, konnte das Rechnungswesen trotz Wachstum und steigender Belegzahl an der Originalbesetzung ohne Neueinstellungen festhalten. Entsprechend trägt die auf DocuWare basierte Prozessautomatisierung zu einer niedrigen Kostenstruktur bei.

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