Modern Workplaces sind wichtige Bausteine bei der Digitalisierung von Unternehmen. Die Einschränkungen der COVID-Pandemie haben zuletzt dazu geführt, dass gerade in diesem Bereich viel investiert wurde. Andreas Eckstein, Team Manager Operations bei der COSMO CONSULT-Gruppe, erklärt, worauf es beim digitalen Wandel am Arbeitsplatz ankommt.

Herr Eckstein, Themen wie Modern Workplace und Homeoffice liegen im Trend. Ist das nur eine Folge der Pandemie?

Den Wunsch flexibler zu arbeiten, verspüren die meisten Menschen schon viel länger. Viele Unternehmen standen dem jedoch lange Zeit skeptisch gegenüber, weil sie eher die Risiken als die Chancen gesehen haben und weil es keine zwingende Notwendigkeit gab. Während der Pandemie war man gezwungen, Homeoffice anzubieten – mit überraschend positiven Ergebnissen. Inzwischen ist auch die demographische Entwicklung ein Treiber. Moderne Arbeitsplätze sind ein Argument, um neue Mitarbeiter zu gewinnen.

Weshalb tun sich Unternehmen dennoch schwer?

In den meisten Fällen liegt es schlicht an mangelnder Vorbereitung. In der Zeit vor der Pandemie war man eher damit beschäftigt, die vollen Auftragsbücher abzuarbeiten, als über die Folgen der Digitalisierung für das Arbeitsleben nachzudenken. Oft fehlt es an der notwendigen technischen Infrastruktur und einem ernsthaften Change-Management, das die Menschen ins Zeitalter von New Work begleitet.

Was wird nach COVID aus dem Homeoffice?

Obwohl die Pandemie an Intensivität verloren hat, gibt es keine Rolle rückwärts. Im Gegenteil, viele Betriebe sind gerade dabei, Strukturen nachzuziehen, auf die man beim schnellen Wechsel verzichtet hat. Das setzt voraus, dass weite Teile der Infrastruktur in die Cloud wandern. Damit kommt automatisch auch die Digitalisierung voran.

In welchen Bereichen benötigen Unternehmen Unterstützung?

In puncto Vorkenntnisse und Erfahrungen ist das Niveau höchst unterschiedlich. Deshalb haben wir ein Konzept entwickelt, mit dem wir Betriebe optimal unterstützen – unabhängig davon, welchen digitalen Reifegrad sie bereits erreicht haben. Viele kommen aus einer traditionellen IT-Infrastruktur. Da stehen dann erst einmal praktische Fragen im Fokus.

Und danach?

Nach dem ersten Schritt denkt man schnell daran, was als nächstes digitalisiert werden könnte. Das sind häufig die vielen unstrukturierten Dokumente, die teilweise noch in Papierform vorhanden sind. Als Basis nutzen wir hierfür Microsoft SharePoint Online. Dabei haben wir das Dokumentenmanagement eng mit dem Systemumfeld verzahnt. So entsteht eine zentrale Informationsbasis, die aus verschiedenen Quellen gespeist wird. Transparente Daten sind eine große Chance moderner Arbeitsplätze.

Es geht auch um Wissen, oder?

Genau. Wenn man es richtig anstellt, bedeutet vernetztes Arbeiten mehr Komfort, mehr Transparenz und eine breitere Informationsbasis. Ein gutes Beispiel ist Microsoft Viva. Das ist eine Plattform, die über Mitarbeitererfahrungen, Ressourcen oder Erkenntnisse informiert und damit hybrides Arbeiten unterstützt. Dabei werden Daten genutzt, die bereits im Unternehmen vorhanden sind. KI-gestützte Algorithmen greifen diese Informationen auf und verwandeln sie in verwertbares Wissen, indem sie ausgewertet oder ins Verhältnis gesetzt werden. Statt Mitarbeiter zu zwingen, Dinge zu teilen und zu lesen, findet Wissen durch geschickte Vernetzung selbst den Weg durchs Unternehmen.

Was kann man noch mit Modern Workplaces in den Unternehmen erreichen?

Moderne Technologien helfen, Entscheidungen zu treffen und zentrale Geschäftsprozesse zu automatisieren. Nehmen wir etwa Microsofts Power Pages. Damit kann man sehr schnell kleine Geschäftswebseiten und Geschäftsanwendungen gestalten, um Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Liefertermine für Kunden bereitzustellen. Mit einem solchen Self Service lassen sich externe Partner in digitale Prozesse einbinden, ohne dass ein Zugriff auf die Produktivsysteme erforderlich ist. Die Automatisierung senkt Kosten und entlastet Mitarbeiter von Routinetätigkeiten.

Auf was sollten Unternehmen achten, wenn Sie Modern Workplace-Projekte aufsetzen?

Ein entscheidender Punkt ist, den Modern Workplace nicht als rein technisches Projekt zu betrachten. In der Praxis ist das Gegenteil der Fall: Oft entfällt ein Großteil der Projektleistungen auf das Change-Management. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter auf den Weg in die Digitalisierung mitzunehmen und sie zu befähigen, die neuen Chancen zu nutzen. Wie man aus vorhandenen Informationen Wissen generiert oder in hybriden Strukturen effizienter zusammenarbeitet, muss vielerorts erst gelernt werden.

Wie groß ist die Umstellung für Menschen?

Für junge Nachwuchskräfte sind Modern Workplaces eine Erleichterung. Sie sind es gewohnt, digital zu denken und zu arbeiten. Schwieriger ist es für Menschen, bei denen die Rente bereits in Sichtweite ist. Die fragen sich natürlich: Warum muss ich mir das noch antun? Ausschlaggebend für den Erfolg ist aber immer das begleitende Change-Management. Es bereitet Mitarbeiter auf die Veränderungen vor und greift Bedenken und Sorgen auf.

Mehr zum Modern Workplace: Plattform Modern Workplace | COSMO CONSULT
Webseite COSMO CONSULT-Gruppe: Software & Beratung für die digitale Transformation | COSMO CONSULT
www.cosmoconsult.com