Modern Workplaces sind wichtige Bausteine bei der Digitalisierung von Unternehmen. Die Einschränkungen der COVID-Pandemie haben zuletzt dazu geführt, dass gerade in diesem Bereich viel investiert wurde. Andreas Eckstein, Team Manager Operations bei der COSMO CONSULT-Gruppe, erklärt, worauf es beim digitalen Wandel am Arbeitsplatz ankommt und welche Technologien künftig das Bild prägen.

Herr Eckstein, Themen wie Modern Workplace, mobiles Arbeiten und Homeoffice sind inzwischen Trends. Ist das nur eine Folge der Pandemie?             

Den Wunsch flexibler zu arbeiten, verspüren die meisten Menschen schon viel länger. Das hat mit ersparten Fahrten ins Büro zu tun oder damit, Arbeit so über den Tag zu verteilen, dass sie besser mit dem Privatleben vereinbar ist. Oft ist es auch nur Ausdruck gewachsener persönlicher Freiheit. Viele Unternehmen standen diesem Wunsch jedoch lange Zeit skeptisch gegenüber. Sie sahen eher die Risiken als die Chancen und keine zwingende Notwendigkeit für eine solche Veränderung. Das hat sich mittlerweile geändert. Entscheidend waren dabei vor allem zwei Faktoren: Zum einen war man während der Pandemie vielerorts gezwungen, Homeoffice anzubieten – und das oft mit überraschend positiven Ergebnissen. Zum anderen verändert der demographische Wandel nachhaltig unsere Arbeitswelt. Viele Betriebe merken, dass moderne Arbeitsplätze ein Argument sind, wenn es gilt, neue Mitarbeiter zu gewinnen und langfristig zu binden. In modernen Strukturen könnten Menschen zum Beispiel im Süden überwintern und gleichzeitig ihren Job machen. Das ist ohne Frage attraktiv.

Weshalb tun sich Unternehmen mit Modern Workplaces dennoch schwer?

In den meisten Fällen liegt es schlicht an mangelnder Vorbereitung. In der Zeit vor der Pandemie war man eher damit beschäftigt, die vollen Auftragsbücher abzuarbeiten, als über die Folgen der Digitalisierung für das Arbeitsleben nachzudenken. So fehlte es an der notwendigen technischen Infrastruktur und einem ernsthaften Change-Management, das die Menschen ins Zeitalter von New Work begleitet, sie auf neue Arbeitsweisen vorbereitet, Ängste und Bedenken aufgreift. Der zwangsweise Wechsel ins Homeoffice war dann oft hektisch und improvisiert. Die Leute wurden praktisch ins kalte Wasser geschmissen. Natürlich ließen sich die Chancen moderner Technologien so nicht voll ausschöpfen. Und trotzdem werten viele Betriebe die Erfahrung als insgesamt positiv.

Was passiert, wenn COVID Geschichte ist? Was wird dann aus dem Homeoffice?

Obwohl die Pandemie an Intensivität verloren hat und heute nicht mehr ganz so stark im Bewusstsein ist, gibt es keine Rolle rückwärts. Im Gegenteil, viele Betriebe sind gerade dabei, Strukturen nachzuziehen, auf die man beim schnellen Wechsel verzichtet hat. Startete man anfangs schlank mit Office-Programme und Videokonferenzen, geht es nun darum, weitere Anwendungen in den Modern Workplace zu integrieren, um ortsunabhängig gleichwertige Arbeitsplätze zu schaffen. Das setzt indes voraus, dass weite Teile der Infrastruktur in die Cloud wandern. Damit gehen die Unternehmen gleichzeitig auch in Sachen Digitalisierung voran. Beides – also, Modern Workplace und Digitalisierung – entwickeln in Kombination oft eine Sogwirkung. Am Ende wandern Fileserver, ganze Dokumentenablagen und Produktivsysteme in die Cloud.

In welchen Bereichen benötigen Unternehmen dabei Unterstützung?

In puncto Vorkenntnisse und Erfahrungen befinden sich die Unternehmen auf sehr unterschiedlichem Niveau. Deshalb haben wir ein Konzept entwickelt, mit dem wir Betriebe optimal unterstützen – unabhängig davon, welchen digitalen Reifegrad sie bereits erreicht haben. Viele arbeiten mit einer traditionellen IT-Infrastruktur, auf die man aus der Ferne – wenn überhaupt – ganz klassisch via VPN zugreift. Da stehen dann erst einmal praktische Fragen im Fokus: Wie bekommen wir den Wildwuchs aus der Corona-Zeit in den Griff? Was muss ich tun, damit meine Systeme auch in der Cloud funktionieren? Allerdings dauert es meist nicht lang, bis man von reinen Migrationsthemen auf die Dinge zu sprechen kommt, die einen echten Mehrwert bringen.

Der Appetit kommt beim Essen …

So ist es. Nach dem ersten Schritt denkt man schnell daran, was man als nächstes digitalisieren könnte. Das sind häufig die vielen unstrukturierten Dokumente, die in den Unternehmen teilweise noch in Papierform aufbewahrt werden. Digitales Dokumentenmanagement ist oft ein Nebenschauplatz von Enterprise Ressource Planning (ERP)-Projekten. Nur entstehen Dokumente nicht allein in der Unternehmenssoftware, sondern in verschiedenen Bereichen mit ganz unterschiedlichen Applikationen. Im Microsoft-Umfeld sind wir auf solche heterogenen Strukturen bestens vorbereitet: Als Basis nutzen wir hierfür Microsoft SharePoint Online. Dabei haben wir das Dokumentenmanagement eng mit den Business-Lösungen der Microsoft Dynamics 365-Familie verzahnt. Um weitere Produktivanwendungen und Plattformen komfortabel zu vernetzen, gibt es zusätzliche Konnektoren. Damit lassen sich durchgehend digitale End-to-End-Prozesse und eine einheitliche Datenhaltung gestalten – ohne Silos und Systembrüche. Gleichzeitig entsteht eine zentrale Informationsbasis, die aus verschiedenen Quellen wie etwa ERP, Customer Relationship Management (CRM) oder den Apps der Microsoft Power Platform gespeist wird. Transparente Daten, die sich leicht nutzen lassen, sind eine große Chance moderner Arbeitsplätze.

Es geht um Wissen, oder?

Genau. Wenn man es richtig anstellt, bedeutet vernetztes Arbeiten an modernen Arbeitsplätzen nicht nur mehr Komfort, sondern auch mehr Transparenz und eine breitere Informationsbasis. Wenn dieses Wissen auf einfache Weise bereitgestellt wird, indem man die entscheidenden Punkte geschickt verbindet, kann es sehr effizient eingesetzt werden. Wie so etwas funktioniert, zeigt Microsoft Viva. Das ist eine Plattform, die Mitarbeitererfahrungen, Ressourcen oder Erkenntnisse liefert und damit hybrides Arbeiten unterstützt. Genutzt werden Daten, die bereits im Unternehmen vorhanden sind. KI-gestützte Algorithmen greifen diese Informationen auf und verwandeln sie in verwertbares Wissen, indem sie ausgewertet oder ins Verhältnis gesetzt werden. Statt also Mitarbeiter zu zwingen, Dinge zu teilen und zu lesen, findet Wissen durch geschickte Vernetzung selbst den Weg durchs Unternehmen – und erreicht die Community selbst auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets.

Was kann man noch mit Modern Workplaces erreichen?

Moderne Technologien helfen, Entscheidungen zu treffen und zentrale Geschäftsprozesse zu automatisieren. Ein gutes Beispiel sind Microsofts Power Pages. Mit den Power Pages kann man sehr schnell kleine Geschäftswebseiten und Geschäftsanwendungen gestalten – zum Beispiel, um Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Liefertermine für Kunden bereitzustellen. Mit einem solchen Self Service lassen sich externe Partner in digitale Prozesse einbinden, ohne dass ein Zugriff auf die Produktivsysteme erforderlich ist. Die Automatisierung senkt die Kosten und entlastet Mitarbeiter von Routinetätigkeiten.

Auf was sollten Unternehmen achten, wenn Sie Modern Workplace-Projekte aufsetzen?

Ein entscheidender Punkt ist, den Modern Workplace nicht als rein technisches Projekt zu betrachten. In der Praxis ist das Gegenteil der Fall: Oft entfällt ein Großteil der Projektleistungen auf das Change-Management. In vielen Unternehmen gilt es, die Mitarbeiter auf den Weg in die Digitalisierung mitzunehmen und sie zu befähigen, die neuen Chancen zu nutzen. Wie man aus vorhandenen Informationen Wissen generiert oder in hybriden Strukturen effizient zusammenarbeitet, muss vielerorts erst gelernt werden. Mit Business Design hat die COSMO CONSULT-Gruppe eigens einen Unternehmensbereich gegründet, der sich speziell darum kümmert, Menschen optimal auf Veränderungsprozesse vorzubereiten und für ein digitales Arbeitsumfeld zu begeistern. Rückblickend hat es sich dies als sehr hilfreich erwiesen, denn wir sind damit in der Lage, technische Beratung und klassisches Consulting zu bündeln und aus einer Hand anzubieten.

Wie groß ist die Umstellung für Menschen?

Für junge Nachwuchskräfte sind Modern Workplaces eine Erleichterung. Sie sind es gewohnt, digital zu denken und zu arbeiten. Schwieriger ist es für Menschen, bei denen die Rente bereits in Sichtweite ist. Die fragen sich natürlich: Warum muss ich mir das noch antun? Ausschlaggebend für den Erfolg ist aber immer das begleitende Change-Management. Es greift die Sorgen und Bedenken der Mitarbeiter auf und bereitet sie auf die Veränderungen vor. Ein ebenso wichtiger Aspekt ist der persönliche Nutzwert. Die Menschen müssen erfahren, dass sich die Mühe lohnt und sie an ihrem Arbeitsplatz davon profitieren.