Die bevorstehende E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. In einem Interview mit Hermann Schäfer, Vice President Partner Sales EMEA bei DocuWare, erläutert er, wie sich Unternehmen optimal auf die Umstellung vorbereiten und welche Rolle ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) dabei spielt.
Herr Schäfer, was bedeutet die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 für Unternehmen?
Im ersten Schritt müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei geht es um elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format, wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD.
Welche Schritte sollten Unternehmen vornehmen, um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten?
Rechnungen im XML-basierten strukturierten Format sind für den Austausch von Maschine zu Maschine gedacht und für Menschen unlesbar. Daher benötigen Unternehmen eine Software, die die Rechnungsdaten darstellt und für die weitere Verarbeitung zum Beispiel in einem Workflow ausliest. Zudem müssen alle elektronischen Rechnungenauch elektronisch gespeichert werden. Hierfür wird ein Speichermedium benötigt, auf das mindestens 10 Jahre lang zugegriffen werden kann. Ein Cloud-basiertes DMS wie DocuWare Cloud ist hierfür ideal.
Um ein DMS erfolgreich in die bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren, bieten die Partner von DocuWare umfassende Beratung an. Dafür analysiert der IT-Dienstleister alle relevanten Prozesse, um eine optimale Lösung zu finden, mit der das Unternehmen nicht nur die Pflichten erfüllt, sondern zeitgleich auch die Prozesse optimiert.
Können Sie ein Beispiel für die Umsetzung eines digitalisierten Rechnungseingangs geben?
Ein Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung eines digitalisierten Rechnungseingangs ist die Erhardt + Partner Group (EPG). Seit der Implementierung von DocuWare senden alle Lieferanten ihre Rechnungen digital an eine spezielle E-Mail-Adresse. Diese Rechnungen werden dann im DocuWare „Briefkorb“ hinterlegt, wo relevante Felder automatisch indexiert werden. Der zuständige Fachbereich prüft und gibt die Rechnungen frei. Selbst für Rechnungen im strukturierten XML-Format, die nur maschinenlesbar sind, kein Problem. DocuWare zeigt das Dokument so an, dass es auch von Menschen überprüft werden kann. Nach der finalen Freigabe durch die Finanzabteilung werden die Daten zur Buchung ins SAP-System übertragen.
Welche Vorteile bringt die Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses?
Die Digitalisierung des Rechnungseingangs spart massiv Arbeitszeit und Kosten. Bei EPG hat sich die Bearbeitungszeit von zwei Wochen auf nur zwei Tage reduziert. Die automatische Indexierung verringert die manuelle Arbeit und die Fehlerquote. Zentral gespeicherte Dokumente sind jederzeit für berechtigte Personen zugänglich, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöht.
Ein DMS wie DocuWare hilft zudem, alle gesetzlichen Vorgaben und Branchenregeln wie GoBD und DSGVO einzuhalten. Unternehmen werden durch den Einsatz von DocuWare somit nicht nur produktiver, sondern reduzieren auch Kosten und stellen sicher, dass ihre Prozesse höchsten Sicherheits- und Qualitätsstandards entsprechen.
Welchen Rat würden Sie Unternehmen abschließend geben, die sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten müssen?
Beginnen Sie frühzeitig mit der Umstellung und sehen Sie die Digitalisierung als Chance zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Investieren Sie in ein leistungsfähiges DMS und arbeiten Sie eng mit erfahrenen IT-Dienstleistern zusammen. Schulungen für Ihre Mitarbeitenden sind ebenfalls entscheidend, um eine reibungslose Umstellung zu gewährleisten. Wenn Sie auf diese Punkte achten, werden Sie nicht nur die Anforderungen an die E-Rechnungspflicht erfüllen, sondern Ihr Unternehmen insgesamt effizienter und zukunftssicher machen.
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