Von Frank von Orlikowski, Vorstand, Portal Systems AG.
Seit der Firmengründung im Jahre 2001 beschäftigt sich die Portal Systems AG mit den Themen Dokumenten-Management (DMS), Enterprise Content Management (ECM) oder, wie es Microsoft heute nennt, Content Services (CS).
Mit dem Produkt Shareflex hat sich der Microsoft Gold Partner aus Hamburg in den vergangenen Jahren einen guten Namen in der SharePoint-Welt erarbeitet. Bisher lag der Fokus dabei vor allem auf der Bereitstellung von dedizierten Geschäftsanwendungen, zum Beispiel für das Vertrags-, Qualitäts-, Audit- und Eingangsrechnungsmanagement.
In Verbindung mit Office 365 und den Microsoft Content Services bietet Portal Systems ab sofort auch ein ganzheitliches ECM in der Cloud an. Das Produkt Shareflex ECM Online wurde dahingehend weiterentwickelt, dass neben den bekannten Fachanwendungen auch Aktenlösungen, wie zum Beispiel Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder Personalakten bereitgestellt werden können. Diese werden durch Lösungen für das Scannen & Erkennen (neudeutsch: Capturing), eine automatische Dokumentengenerierung auf Basis von Office-Vorlagen oder die Integration von Signaturlösungen, beispielsweise DocuSign, ergänzt.
Was ist Enterprise Content Management?
Der Begriff „Enterprise Content Management“ existiert bereits seit über 25 Jahren und umfasst etablierte Strategien, Methoden und Werkzeuge. Die weltweite Nachfrage ist nach wie vor sehr hoch und geprägt durch ein starkes, kontinuierliches Wachstum. Eine Handvoll großer und viele dutzend mittelständische Hersteller bestimmen diesen Markt.
ECM wird heute noch primär in klassischen On-Premises-Installationen betrieben oder in Rechenzentren „gehostet“ und dient sehr oft als reine Ablage für Dokumente und deren Metadaten. Der Fokus liegt dabei häufig auf der Archivierung sowie der Bereitstellung von Werkzeugen für die Erfassung, Verwaltung und langzeitsichere Speicherung von Dokumenten.
Das traditionelle Enterprise Content Management spiegelt allerdings die Marktdynamik aktuell nicht mehr zufriedenstellend wider und gibt nicht die Impulse, die heute von digital arbeitenden Unternehmen benötigt werden. Spätestens mit der Corona-Krise und der massiven Verlagerung der Wissensarbeit in das Homeoffice wird hier ein Umdenken stattfinden.
Microsoft als neuer Player im ECM-Markt
Mit den in Office 365 / Microsoft 365 integrierten Microsoft Content Services (CS) betritt nun Microsoft die Bühne des cloudbasierten Enterprise Content Managements. Dabei liefert das Unternehmen aus Redmond viele innovative und wegweisende Funktionen und Werkzeuge für neue, moderne Ansätze des intelligenten Informations- und Dokumentenmanagements.
Mit den Microsoft Content Services können heute Informationen und Dokumente während Ihres Lebenszyklus mehrfach geändert und in verschiedenen Prozessen genutzt werden. Dies entspricht dem fortwährenden Zyklus von Erstellung, Zusammenarbeit, sicherer Ablage und ständiger Verfügbarkeit, der moderne Arbeitsabläufe prägt.
Der Office 365-Anwender kann diese Microsoft Content Services bereits im Standard über die bereitgestellten Anwendungen wie SharePoint, Teams, Word und OneDrive nutzen. Somit stehen viele Basisfunktionen, die für ein unternehmensweites Enterprise Content Management benötigt werden, in Unternehmen mit Office 365 / Microsoft 365-Lizenzierung bereits zur Verfügung.
Das Herzstück vieler ECM-/CS-Funktionen bildet hierbei das in Office 365 enthaltene SharePoint Online. Denn SharePoint Online ergänzt Office 365 um wichtige Funktionen, u.a. für die Verwaltung von Dokumenten, die Bereitstellung von Metadaten sowie Formularen (Modern UI), die Versionierung von Daten und Dokumenten sowie für das mobile Arbeiten.
Und während die technischen Grenzen und Beschränkungen der SharePoint On-Premises-Umgebungen einen breiten und ganzheitlichen Einsatz als Enterprise Content Management Plattform noch verhinderten, bietet SharePoint Online mit 30 Millionen Dokumenten pro Dokumentbibliothek, 25 TByte Kapazität pro Websitesammlung und 12,5 Exabyte Kapazität pro Mandant eine herausragende Basis, um auch große Daten- und Dokumentenmengen zu verwalten.
Mit Shareflex wird Office 365 zur Plattform für cloudbasierte Geschäftsanwendungen
Doch etwas Entscheidendes fehlt noch zu einem vollwertigen ECM — konkrete Lösungen. Denn sobald Geschäftsanwendungen und Geschäftsprozesse „komplexer“ werden, lassen sie sich mit Office 365-Standards nicht mehr einfach und flexibel abbilden.
Genau hier setzt Shareflex an: Es integriert sich nahlos in Office 365 und die Microsoft Content Services. Des Weiteren ergänzt Shareflex Office 365 dort, wo ECM-/CS-Lösungen gefragt sind und die Standardfunktionen an Ihre Grenzen stoßen. Shareflex ECM Online liefert dabei alle Funktionen, die benötigt werden, um vollwertige Geschäftsanwendungen und Aktenlösungen zu erstellen und Prozesse digital abzubilden.
Mit Shareflex ECM Online lassen sich u.a. folgende ECM-Szenarien abbilden:
- Aktenmanagement
- Metadaten- und Volltextsuche
- Revisionssichere Archivierung
- Regelbasierte und Ad-hoc-Workflows
- Capturing und digitale Signatur
- KI und mobiles Arbeiten
Abgerundet wird Shareflex ECM Online durch die Möglichkeit der Anbindung vorhandener ERP-Systeme. Selbst dann, wenn diese noch nicht in der Cloud, sondern weiterhin „inhouse“ betrieben werden. Zudem bietet Portal Systems auch eine ganze Reihe bereits vorkonfigurierter, cloudbasierter Geschäftsanwendungen an, beispielsweise für das Vertragsmanagement und die Eingangsrechnungsverarbeitung sowie die QM-Dokumentenlenkung und das Auditmanagement.
Shareflex ist als „Software as a Service” (SaaS) erhältlich. Dieser Service stellt die Core-Module Forms, Rules und Provisioning bereit. Sowohl Office 365 als auch die Shareflex SaaS-Anwendung basieren ausschließlich auf der Microsoft Azure-Plattform. Dadurch ist gewährleistet, dass die vielfältigen Datenschutz- und Security-Anforderungen der Kunden eingehalten werden und keine Daten oder Dokumente „das Haus“ verlassen.
Der effiziente Weg zum modernen, digitalen Arbeitsplatz
Unternehmen, deren IT-Strategie auf Office 365 / Microsoft 365 aufbaut, erhalten mit Shareflex ECM Online ein vollwertiges Enterprise Content Management. Und das ohne die übliche Investition in ein klassisches ECM-System. Mit Shareflex erhalten sie einen 360-Grad-Blick auf alle im Unternehmen gespeicherten Informationen und Dokumente und können diese für Ihre Geschäftsprozesse digital nutzbar machen.
So entsteht ein moderner, digitaler Arbeitsplatz, mit benutzerfreundlichen und effizienten Anwendungen und die unternehmensweite digitale Transformation wird beschleunigt. All dies sorgt letztlich für einen schnellen, gut messbaren Return on Investment (ROI).
