Der globale Wettbewerbsdruck nimmt stetig zu – gleichzeitig wächst die Komplexität von Geschäftsprozessen. Mehr denn je sind Unternehmen gefordert, jeden ihrer Geschäftsbereiche so effizient wie möglich zu gestalten, um am Markt zu bestehen und sich Wettbewerbsvorteile zu erschließen. Dafür ist es hilfreich, integrierte Geschäftsprozesse zu schaffen und diese bedarfsgerecht an sich ständig verändernde Business-Anforderungen anzupassen.

Um dies zu erreichen ist ein effizientes Management der Geschäftsprozesse unabdingbar, was gleichzeitig mit einer Digitalisierung sämtlicher Abläufe einhergeht. Laut dem Bitkom Digital Office Index 2020 platzieren sich deutsche Unternehmen in Sachen Digitalisierung allerdings im Mittelfeld – nur jedes fünfte Unternehmen gilt als Vorreiter. Dabei ist der Ausblick recht positiv zu bewerten: Immerhin 87 Prozent der Befragten sind dem Thema gegenüber aufgeschlossen und 74 Prozent besitzen sogar eine Digitalisierungsstrategie. Dass dies der richtige Weg ist, zeigt sich auch daran, dass 71 Prozent angeben, durch die Einführung digitaler Lösungen eine gestiegene Kundenzufriedenheit bemerkt zu haben.

Die Lösung ist oft schon vorhanden: DMS und ECM mit Microsoft 365

Viele Unternehmen verwenden für ihre dokumentenzentrierten Geschäftsprozesse bereits eine Lösung: Microsoft 365. Wie wichtig Microsoft für Organisationen inzwischen geworden ist, zeigt sich daran, dass der Konzern führend im Gartner Magic Quadrant für Content Services Platforms ist. Und nicht zuletzt hat Microsoft ein Content Services-Programm geschaffen, um seine Partner dabei zu unterstützen, umfassende Content-Management-Werkzeuge und -Lösungen bereitzustellen. Darunter beispielsweise SharePoint Syntex, das fortschrittliche künstliche Intelligenz (KI) und Machine Teaching einsetzt, um die Inhaltsverarbeitung zu automatisieren und Content in Wissen umzuwandeln.

Microsoft 365 bildet ein solides Fundament für digitale Workflows. Oftmals sind die Funktionen im Unternehmensalltag allerdings nicht ausreichend umgesetzt und können in ihrer Usability nicht vollends überzeugen. Eine Enterprise Content Management (ECM)-Plattform setzt genau dort an. Sie hilft Unternehmen dabei, alle innerhalb der verschiedenen Unternehmensbereiche vorhandenen Informationen zusammenzufassen und zugänglich zu machen – in verschiedensten Geschäftsprozessen.

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT: WAS IST DAS EIGENTLICH?

Der Begriff bezeichnet eine Methode, um (schwach) strukturierte sowie unstrukturierte Inhalte zusammenzufassen. Bei strukturierten Daten handelt es sich z. B. um digitale Rechnungen, Verträge, Angebote oder Personalakten. Schwach strukturierte Inhalte sind E-Mails, Artikel oder andere schriftliche Korrespondenz. Zu unstrukturierten Inhalten zählen beispielsweise Gesprächsnotizen. Aber auch diese können eine geschäftliche Relevanz besitzen – und sind deshalb sorgsam aufzubewahren.

Mittels Enterprise Content Management können Unternehmen ihren Dokumentenfluss digitalisieren und automatisieren. Im deutschsprachigen Raum hat sich – anders als beispielsweise für das Dokumentenmanagement – keine eigene Bezeichnung etabliert, sodass man auch hier von ECM spricht. Zu ECM gehören verschiedene Technologien, um Content zu erfassen, zu speichern, zu verwalten und bereitzustellen. Hierunter fallen aber nicht nur digitale, sondern auch analoge Inhalte – also Briefe oder andere papierbasierte Dokumente.

ZWECK EINER ECM-PLATTFORM

Eine ECM-Lösung steuert den gesamten Dokumentenfluss im Unternehmen. Die Dokumente sind nicht nur überall verfügbar, sondern auch die Einhaltung rechtlicher Vorgaben (Sicherheit, Compliance) lässt sich mithilfe einer ECM-Plattform verwalten. Etwa, was die Aufbewahrungsfristen anbelangt.

Nutzen Unternehmen eine ECM-Plattform auf Basis von Microsoft 365, können Mitarbeiter auch von ihren mobilen Endgeräten aus darauf zugreifen. Ein paralleles Arbeiten an Dokumenten ist ebenso möglich. Der Compliance kommt außerdem zugute, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Änderungen an einem Dokument vorgenommen hat. Dies kann beispielsweise bei Personal- oder Vertragsunterlagen wichtig sein.

Die Funktionen einer ECM-Lösung auf einen Blick:

  • Dokumentenmanagement
  • ERP-/CRM-Integration
  • Gesetzeskonforme Archivierung
  • Aktendigitalisierung
  • Workflow-Management
  • Capturing
  • Inhaltsverarbeitung und -analyse mithilfe von KI

Weitere Services können Unternehmen bedarfsgerecht integrieren, etwa zur Dokumenten-Generierung, dem Vorlagenmanagement, Reporting und Auswertungen, der Digitalen Signatur etc. Eine passende ECM-Plattform bildet nicht nur Strukturen, sondern Prozesse ab – als unternehmensübergreifende Lösung.

HERAUSFORDERUNGEN IN DOKUMENTENZENTRIERTEN GESCHÄFTSPROZESSEN

Alle Anbieter von ECM-Lösungen stehen vor der Herausforderung, die o. g. Funktionen in benutzer- freundlichen Anwendungen bereitzustellen. Dadurch, dass Microsoft 365 viele Basisfunktionen und Werkzeuge bereits im Standard bereitstellt, verfügen Nutzer schon über eine ganze Reihe an hilfreichen Tools, die im Arbeitsalltag Erleichterung verschaffen.

Allerdings fehlen auch einige wichtige Funktionen, besonders hinsichtlich der Verwaltung von Akten, Capturing, Geschäftsprozess-Workflows, der Anbindung von ERP-Systemen und der Dokumentengenerierung. Genau an dieser Stelle setzen ECM-Plattformen an.

Welche konkreten Vorteile ein ECM bietet, wann und warum es notwendig ist und inwiefern Microsoft 365 die richtige Plattform hierfür bietet, beschreibt das unter folgendem Link kostenlos abrufbare Whitepaper der Portal Systems AG. Dafür werden dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse (Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung sowie Dokumentenlenkung/Qualitätsmanagement) näher durchleuchtet.

Download Whitepaper „Dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse mit Microsoft 365“

ÜBER DIE PORTAL SYSTEMS AG

Die Portal Systems AG vereint als eines der wenigen Systemhäuser auf dem Markt Enterprise Content Management (ECM) und SharePoint-Kompetenz unter einem Dach. In der von Portal Systems entwickelten Shareflex-Produktsuite stecken rund 20 Jahre Erfahrung und Expertise aus Projekten bei über 300 Kunden. Alle Shareflex-Lösungen, vom standardisierten Vertragsmanagement bis zum ganzheitlichen ECM-System, basieren auf SharePoint (Online) und Microsoft 365.

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Autor: Frank von Orlikowski, CEO, Portal Systems AG

Bildquelle: Christian Mennrich, Portal Systems AG