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Seit der Firmengründung im Jahre 2001 beschäftigt sich die Portal Systems AG mit den Themen Dokumenten-Management (DMS), Enterprise Content Management (ECM) oder, wie es Microsoft heute nennt, Content Services (CS).

Mit dem Produkt Shareflex hat sich der Microsoft Gold Partner aus Hamburg in den vergangenen Jahren einen guten Namen in der SharePoint-Welt erarbeitet. Der Fokus liegt dabei vor allem auf der Bereitstellung von Lösungen für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse sowie dedizierten Geschäftsanwendungen, zum Beispiel für das Vertrags-, Qualitäts- und Eingangsrechnungsmanagement.

In Verbindung mit Microsoft 365 (ehemals Office 365) und den Microsoft Content Services bietet Portal Systems ab sofort auch ganzheitliches ECM in der Cloud an. Die Produktsuite Shareflex ECM Online wurde dahingehend weiterentwickelt, dass neben den bekannten Fachanwendungen auch Aktenlösungen, wie beispielsweise Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder Personalakten bereitgestellt werden können. Diese werden durch Lösungen für das Scannen & Erkennen (neudeutsch: Capturing), eine automatische Dokumentengenerierung auf Basis von Office-Vorlagen oder die Integration von Signaturlösungen, beispielsweise Docusign, ergänzt.

Was ist Enterprise Content Management?

Der Begriff „Enterprise Content Management“ existiert bereits seit über 25 Jahren und umfasst etablierte Strategien, Methoden und Werkzeuge. Die weltweite Nachfrage ist nach wie vor sehr hoch und geprägt durch ein starkes, kontinuierliches Wachstum. Eine Handvoll großer und viele dutzend mittelständische Hersteller bestimmen diesen Markt.

ECM wird heute noch primär in klassischen On-Premises-Installationen betrieben oder in Rechenzentren „gehostet“ und dient sehr oft als reine Ablage für Dokumente und deren Metadaten. Der Fokus liegt dabei häufig auf der Archivierung sowie der Bereitstellung von Werkzeugen für die Erfassung, Verwaltung und langzeitsichere Speicherung von Dokumenten.

Das traditionelle Enterprise Content Management spiegelt allerdings die Marktdynamik aktuell nicht mehr zufriedenstellend wider und gibt nicht die Impulse, die heute von digital arbeitenden Unternehmen benötigt werden. Spätestens mit der Corona-Krise und der massiven Verlagerung der Wissensarbeit in das Homeoffice hat hier vielerorts bereits ein Prozess des Umdenkens eingesetzt.

Microsoft als neuer Player im ECM-Markt

Mit den in Microsoft 365 integrierten Microsoft Content Services (CS) betritt nun Microsoft die Bühne des cloudbasierten Enterprise Content Managements. Dabei liefert das Unternehmen aus Redmond viele innovative und wegweisende Funktionen und Werkzeuge für neue, moderne Ansätze des intelligenten Informations- und Dokumentenmanagements.

Mit den Microsoft Content Services können heute Informationen und Dokumente während Ihres Lebenszyklus mehrfach geändert und in verschiedenen Prozessen genutzt werden. Dies entspricht dem fortwährenden Zyklus von Erstellung, Zusammenarbeit, sicherer Ablage und ständiger Verfügbarkeit, der moderne Arbeitsabläufe prägt.

Der Microsoft-365-Anwender kann diese Microsoft Content Services bereits im Standard über die bereitgestellten Anwendungen wie SharePoint, Teams, Word und OneDrive nutzen. Somit stehen viele Basisfunktionen, die für ein unternehmensweites Enterprise Content Management benötigt werden, in Unternehmen mit Microsoft 365 Business-Plan bereits zur Verfügung.

Das Herzstück vieler ECM-/CS-Funktionen bildet hierbei das in Microsoft 365 enthaltene SharePoint Online. Denn SharePoint Online ergänzt Microsoft 365 um wichtige Funktionen, u.a. für die Verwaltung von Dokumenten, die Bereitstellung von Metadaten sowie Formularen (Modern UI), die Versionierung von Daten und Dokumenten sowie für das mobile Arbeiten.

Und während die technischen Grenzen und Beschränkungen der SharePoint On-Premises-Umgebungen einen breiten und ganzheitlichen Einsatz als Plattform für Enterprise Content Management noch verhinderten, bietet SharePoint Online mit 30 Millionen Dokumenten pro Dokumentbibliothek, 25 TByte Kapazität pro Websitesammlung und 12,5 Exabyte Kapazität pro Mandant eine herausragende Basis, um auch große Daten- und Dokumentenmengen zu verwalten.

Mit Shareflex wird Microsoft 365 zur Plattform für cloudbasierte Geschäftsanwendungen

Doch etwas Entscheidendes fehlt noch zu einem vollwertigen ECM — konkrete Lösungen. Denn sobald Geschäftsanwendungen und Geschäftsprozesse „komplexer“ werden, lassen sie sich mit Microsoft-365-Standards nicht mehr einfach und schnell umsetzen.

Genau hier setzt Shareflex an: Es integriert sich nahlos in Microsoft 365 und die Microsoft Content Services. Des Weiteren ergänzt Shareflex Microsoft 365 dort, wo ECM-/CS-Lösungen gefragt sind und die Standardfunktionen an Ihre Grenzen stoßen. Dies ist insbesondere bei dokumentenzentrierten Prozessen der Fall. Shareflex ECM Online liefert dabei alle Funktionen, die benötigt werden, um vollwertige Geschäftsanwendungen und Aktenlösungen zu erstellen und dokumentenzentrierte Prozesse abzubilden.

Bei diesen Kernfunktionen handelt es sich im Wesentlichen um:

  • einen Formulareditor (Modern UI)
  • eine Regel-Engine für die Konfiguration beliebiger Geschäftsregeln
  • eine Provisionierung für die automatische Bereitstellung von Lösungen
  • einen Berechtigungseditor für die flexible Konfiguration individueller Berechtigungen
  • eine Workflow-Engine für die Automatisierung von Geschäftsprozessen
  • eine Notification-Engine für das Aussteuern von E-Mail-Benachrichtigungen

Abgerundet wird Shareflex ECM Online durch die Möglichkeit der Anbindung vorhandener ERP-Systeme. selbst dann, wenn diese noch nicht in der Cloud, sondern weiterhin „inhouse“ betrieben werden.

Shareflex wird als „Software as a Service” (SaaS) angeboten. Dieser Service stellt die Core-Module Forms, Rules und Provisioning bereit. Sowohl Microsoft 365 als auch die Shareflex SaaS-Anwendung basieren ausschließlich auf der Microsoft-Azure-Plattform. Dadurch ist gewährleistet, dass die vielfältigen Datenschutz- und Security-Anforderungen der Kunden eingehalten werden und keine Daten oder Dokumente „das Haus“ verlassen.

Unternehmen, deren IT-Strategie auf Microsoft 365 aufbaut, erhalten mit Shareflex ECM Online ein vollwertiges Enterprise Content Management. Und das ohne die übliche Investition in ein eigenständiges Drittsystem. Denn Shareflex integriert sich nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur, macht vorhandene Informationen und Dokumente unternehmensweit zugänglich und bildet Arbeitsprozesse einheitlich ab.

Autor: Frank von Orlikowski, CEO, Portal Systems AG

Portal Systems AG – https://www.portalsystems.de/

Shareflex ECM Online – https://www.portalsystems.de/shareflex-online/ecm-online/

Video „Shareflex ECM Online”: https://www.youtube.com/watch?v=p8rh7_TcCIE

Bildquelle: © Sergey Nivens/stock.adobe.com

*Orginal-Content der Portal Systems AG, Hamburg (v.i.S.d.P.)