Nicht einmal zehn Jahre nach Gründung hat Stoll Automotive mit dem Vertrieb neuer und gebrauchter Kraftfahrzeuge sowie deren Reparatur eine beachtliche Erfolgsgeschichte geschrieben. Der VW- und Audi-Vertragshändler ist in Südbaden mit vier Autohäusern präsent und setzt gleichzeitig auf das Online-Geschäft mit APR Tuning-Produkten. Seit Mitte 2019 erleichtern digitale und automatisierte Archivierungsprozesse die tägliche Arbeit der Mitarbeiter über alle Standorte hinweg.
Stoll Automotive hatte bereits im Vorfeld erste Erfahrungen mit der digitalen Rechnungsarchivierung gemacht. Als mit Übernahme der Autohäuser in Lörrach und Binzen neue Niederlassungen hinzukamen, fiel die Entscheidung, in ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement-System zu investieren. Wichtigstes Ziel war die Einrichtung eines zentralen Dokumenten-Pools, um den Mitarbeitern dadurch einen standortunabhängigen und stetigen Zugriff auf alle notwendigen Unterlagen zu ermöglichen. Weitere Voraussetzung war die einfache Integration in das Dealer Management System CROSS. Die Entscheidung für DocuWare Cloud fiel vor allem aufgrund der einfachen Möglichkeit, eigene Workflows flexibel und schnell aufzusetzen.
Flexible Einrichtung dokumentenbasierter Prozesse
Mit DocuWare werden heute fast alle Verwaltungsdokumente einheitlich abgelegt. Ausgangsrechnungen oder Lieferscheine übernimmt die Lösung über eine Schnittstelle direkt aus CROSS. Unterschriebene Kundenaufträge werden nach der Bearbeitung gescannt, automatisch indexiert und abgelegt. Die vorkonfigurierten DocuWare Workflows ermöglichen gleichzeitig eine zuverlässige und schnelle Prüfung der täglich eingehenden Rechnungen. Dabei werden die Belege je nach Absender automatisch einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet, und zwar übergreifend über vier Niederlassungen hinweg. Weitere Workflows wurden von Stoll Automotive selbständig für das Online-Geschäft eingerichtet, etwa im Bestelleingang für Tuning-Artikel. Wählt ein Kunde „Vorkasse“ als Zahlungsmöglichkeit, so erhält die Buchhaltung in ihrer Aufgabenliste einen entsprechenden Kontrollbeleg. Nach Zahlungseingang wird die Bestellung als „bezahlt“ markiert und an die APR Tuning-Abteilung für den Versand weitergeleitet. Ein weiterer Workflow beschleunigt den Verkauf von Gebrauchtwagen, die von Volkswagen Leasing zur Verfügung gestellt werden. Der Workflow startet mit dem Eintreffen der Rechnung von VW und endet, sobald das Fahrzeug im System gespeichert, zum Verkauf vorbereitet sowie ein Bild für den Online-Shop gemacht ist. Was Prokuristin Simone Stoll sehr schätzt: „Bei Mahnprozessen kam es früher immer wieder zu Problemen, wenn die ursprünglichen Auftragspapiere des Kunden nicht mehr auffindbar waren. Heute können wir säumigen Zahlern den entsprechenden Kaufauftrag digital auf Knopfdruck vorlegen.“
Digitale Fahrzeugakte für mehr Effizienz
Neu eingeführt wurde auch die elektronische Fahrzeugakte. Entscheidet sich ein Kunde für den Kauf, wird der unterschriebene Vertrag digital archiviert. Nach der Prüfung durch den Verkaufsleiter wird das Dokument an die Disposition weitergeleitet, wo verschiedene Teilaufgaben erledigt werden. Anschließend erhält der Verkäufer die Nachricht, dass alle Unterlagen für den Kunden bereitstehen. Dank DocuWare wissen die Mitarbeiter stets, welche Aufgaben bereits erledigt wurden bzw. noch anstehen. Und über die digitale Fahrzeugakte stehen sämtliche Unterlagen jederzeit bereit.
Arbeitserleichterung für die gesamte Organisation
Ob Auftrag, Rechnung, Vertrag oder Fahrzeugakte: Heute werden sämtliche Dokumente über die vielfältigen Suchfunktionen per Knopfdruck gefunden. Gleichzeitig können Dokumente schnell per E-Mail an Kunden weitergeleitet werden. DocuWare ermöglicht es, dass heute jeder Mitarbeiter die meisten Aufgaben selbständig erledigen kann, also ohne die Kollegen an anderen Standorten zu beauftragen – eine große Arbeitserleichterung für die gesamte Organisation.
Autorin: Mechthilde Gruber, freie Journalistin
Quelle Foto: Stoll Automotive Group
