Die AUNDE Group SE ist spezialisiert auf das Interieur von Fahrzeugen. Ihr starkes Wachstum im vergangenen Jahrzehnt machte es notwendig, das Dokumentenmanagement für die Normanforderungen rund um Qualität sowie eine Reihe weiterer Normen und Vorgaben neu zu strukturieren. Dafür suchte die Gruppe ein Dokumentenmanagementsystem, das alle internationalen Standorte einbindet und eine transparente Organisation unterstützt. In ConSense IMS ENTERPISEfand der Automobilzulieferer die passende Lösung. Das neue Integrierte Managementsystem (IMS) hat mit TIMS sogar einen eigenen Namen und ein eigenes Logo erhalten.
Die Automobilindustrie stellt höchste Ansprüche an Design, Funktionalität und Qualität ihrer Bauteile und Komponenten. Für eine hochwertige Innenausstattung setzen viele Hersteller auf die Marken der AUNDE Group SE, spezialisiert auf die Entwicklung und Produktion von Textilien für die Automobilindustrie. Als Geschäftseinheit AUNDE bietet sie Kunden ein Komplettpaket – vom individuellen Design über die technische Konzeption bis zur Lieferung technischer Textilien und Polstermaterialien mit entsprechenden Zertifizierungen. In den letzten 25 Jahren ergänzten weitere renommierte Markenhersteller von Innenraumkomponenten und Kunststofftechnik das Produktions- und Angebotsspektrum der Gruppe. Das Unternehmen steht heute mit insgesamt 116 Werken in 28 Ländern für ein internationales Angebot innovativer Interieur-Lösungen für die Automobilindustrie.
Starkes Wachstum erfordert softwarebasiertes Managementsystem
Das stark gewachsene Unternehmen stellte die Verantwortlichen in Fragen der Organisation und Strukturierung des Dokumentenmanagements für die verschiedenen Normanforderungen im internationalen Geschäft vor große Herausforderungen. Stefan König, Chief Quality Officer (CQO), erinnert sich: „Unser vorhandenes Managementsystem bestand aus einer großen Anzahl verschiedener Word- und Excel-Dokumente, die auf verschiedene Softwarelösungen verteilt waren. Sein Reifegrad entsprach nicht mehr dem weiterentwickelten Unternehmen. Wir benötigten eine neue Struktur, um alle Standorte einzubinden, die Nutzerinnen und Nutzer zu erreichen und durch Digitalisierung und Automatisierung den Arbeitsalltag und Kontrollen zu vereinfachen – das war der Anstoß zu unserem Schlüsselprojekt IMS-Transformation.“
Schlüsselprojekt IMS-Transformation: Umsetzung mit ConSense
Der Automobilzulieferer bereitete sein Großprojekt systematisch vor und bezog in den Auswahlprozess des neuen Managementsystems möglichst viele der späteren Nutzenden mit ein. „Denn was man selber mit ausgesucht hat, findet schneller Akzeptanz“, meint Stefan König. In einer Umfrage bewerteten die Beschäftigten den aktuellen Zustand des vorhandenen Managementsystems und beschrieben ihre Anforderungen und Wünsche an ein neues System. Gesucht wurde eine Dokumentenmanagement-Software, die eine gemeinsame Plattform für die gesamte Unternehmensgruppe bereitstellt. Ziele der Transformation waren unter anderem eine Verbesserung von Kommunikation und Transparenz, die Optimierung der Gruppenprozesse, Unterstützung bei der Internationalisierung unter Berücksichtigung lokaler Besonderheiten, Aufbau eines Wissensmanagements sowie die Bereitstellung von Best Practices.
Die Entscheidung des Automobilzulieferers fiel zugunsten der Software ConSense IMS ENTERPRISE. Der Aachener Softwareentwickler ConSense GmbH hat sich auf anwendungsfreundliche Softwarelösungen für Qualitätsmanagement- und Integrierte Managementsysteme spezialisiert. Die modulare, hochkonfigurierbare Softwarelösung eignet sich zum Aufbau eines akzeptierten, transparenten und leicht zu pflegenden Qualitätsmanagement- oder Integrierten Managementsystems. Sie bildet alle relevanten Normen und Vorgaben unter einer einheitlichen Oberfläche ab. Als ENTERPRISE-Version ist sie auf die Bedürfnisse von Unternehmen wie der AUNDE Group mit ihren vielfältigen Organisationsstrukturen und den verschiedenen anzuwendenden Normen und Regelwerken sowie zahlreichen Standorten abgestimmt.
Go-Live: Gemeinsame Plattform für sämtliche Normen und Vorgaben
Im Juli 2023 ging ConSense IMS ENTERPRISE live und ist seitdem für die Mitarbeitenden der Gruppe verfügbar. Ob Textilien und Bezüge von AUNDE, Federn und komplette Sitzsysteme von ISRI, Innenraumkomponenten von Fehrer oder Kunststofftechnik von REINERT – an 116 Standorten in 28 Ländern rund um den Globus nutzen nun ca. 5.000 Personen das neue System – Tendenz steigend, denn nach und nach sollen alle Mitarbeitenden Zugang zum System erhalten. Das neue Integrierte Managementsystem der Gruppe verwaltet die Informationen und Dokumente zu sämtlichen Normen und Richtlinien, die in der Gruppe Gültigkeit haben: ISO 9001/IATF 16949 (Qualitätsmanagement in der Automobilindustrie), ISO 14001 (Umwelt), ISO 45001 (Arbeitsschutz), ISO 50001 (Energie), ZNU (Nachhaltigkeit) und TISAX (Informationssicherheit in der Automobilindustrie). Bei der Anmeldung in ConSense IMS ENTERPRISE finden die Mitarbeitenden der AUNDE Group auf ihrer personalisierten Startseite persönlichen Aufgaben, Änderungen und relevante Informationen individuell in der entsprechenden Landessprache. Von dort gelangen sie mit wenigen Klicks zu allen weiteren benötigten Informationen. Das System sorgt dafür, dass der Zugriff immer direkt auf die aktuelle und gültige Version der im System hinterlegten Informationen erfolgt. Jeder Prozessschritt ist im System mit den entsprechenden Normenvorgaben verknüpft. Das erleichtert dem Automobilzulieferer die Konformität seiner Prozesse und den transparenten Nachweis. Revisionsänderungen werden im neuen System übersichtlich angezeigt und lassen sich systematisch nachvollziehen. Finden Änderungen statt, so werden die Mitarbeitenden automatisch dazu aufgefordert, diese zur Kenntnis zu nehmen. Dokumentenprüfungen und Freigaben lassen sich mit ConSense IMS ENTERPRISE durch vordefinierte Workflows lenken. Damit nehmen die entsprechenden Unterlagen automatisch einen vorgegebenen Weg durch das Unternehmen zu den verantwortlichen Personen. Dabei lässt sich der aktuelle Status von Freigaben auf Knopfdruck abrufen. Insgesamt unterstützt das IMS bei der AUNDE Group die zuverlässige Informationsverteilung, überwacht Kenntnisnahmen und unterstützt dabei, den Informationsstand der Beschäftigten zu vereinheitlichen.
„Think globally, act locally“ – mit Hilfe von ConSense
Bei der Entscheidung für ConSense IMS ENTERPRISE waren für Stefan König auch die verschiedenen Features und Funktionen ausschlaggebend, welche das Softwaresystem im internationalen Einsatz bietet. Mit der Lösung für Mehrsprachigkeit, die bei der AUNDE Group die Basissoftware ergänzt, können sämtliche Inhalte der Prozesse und Dokumente im System in allen gewünschten Sprachen verwaltet werden. Dazu stehen mehr als 20 Sprachen bereit. Identische Inhalte können in unterschiedlichen Sprachen oder auch Varianten mit abweichenden Inhalten in unterschiedlichen Sprachen hinterlegt werden. Stefan König berichtet: „Für uns ist die Übersetzungsfunktion besonders hilfreich. Früher wurden Übersetzungen der IMS-Dokumente teilweise von den Ländern selbstständig organisiert. Das hat uns die Kontrolle der Inhalte erschwert. Mit dem neuen System findet nun eine automatische Übersetzung der IMS-Dokumente in 16 Sprachen statt. Wir haben die Qualität der Übersetzungen getestet und sind sehr zufrieden damit.“
Internes Marketing für das Managementsystem: Eigenes Logo für TIMS
Die Verantwortlichen der AUNDE Group haben sich von Anfang an intensiv dafür engagiert, die Akzeptanz der Belegschaft für die neue Software zu gewinnen, unter anderem durch internes Marketing für das neue System, das mit TIMS (Total Integrated Management System) sogar einen eigenen Namen und ein eigenes Logo erhielt. Stefan König sieht eine ganze Reihe positiver Veränderungen im Arbeitsalltag der Unternehmensgruppe: „Da von nun an alle Standorte direkt an das Integrierte Managementsystem angeschlossen sind, verbessert und vereinfacht dies die Kommunikation innerhalb unserer Gruppe. Die Informationen zu Prozessen und Dokumenten befinden sich endlich gebündelt auf einer Plattform, auf die alle Zugriff haben. Darüber hinaus verfügen wir nun über viele zusätzliche Funktionalitäten und Tools, die den Aufwand bei der Befolgung der Normen und Vorgaben verringern und die Konformität erhöhen.“ Die neue Software soll sich als echter IMS-Gamechanger bei der AUNDE Group etablieren: ConSense IMS ENTERPRISE gibt jetzt den Rahmen für die verschiedenen Standards vor. Das heißt, alle angeschlossenen Standorte müssen die in das System eingepflegten Anforderungen der Gruppe umsetzen, auch wenn sie nicht danach zertifiziert sind. „Damit gehen wir einen großen Schritt in der Harmonisierung unserer internationalen Standorte“, so Stefan König.
Kurzinterview mit Frau Dr. Iris Bruns aus der Geschäftsführung der ConSense GmbH
Erfolgreiche Internationalisierung von Managementsystemen
Welche wichtigen Aspekte müssen bei der Internationalisierung eines Managementsystems in Einklang gebracht werden?
Bei der Harmonisierung von Systemen vieler verschiedener, weltweit verteilter Standorte müssen in Bezug auf Prozesse und Abläufe nicht nur nationale und internationale Standards berücksichtigen werden, sondern oft auch standortspezifische Besonderheiten sowie verschiedene Sprachen.
Wie kann eine moderne Managementsoftware dabei unterstützen?
Eine wichtige Anforderung an ein Managementsystem im internationalen Einsatz ist ein durchdachtes Mehrsprachenkonzept, wie es ConSense Software bietet. Es ermöglicht z. B. die Beschreibung zentraler Prozesse in der Konzernsprache und kann die Oberflächensprache auf der Ebene der Mitarbeitenden in der jeweiligen Landessprache zur Verfügung stellen. Unsere Softwarelösungen stellen dafür mehr als 20 Sprachen bereit. Dies steigert die Bereitschaft zur Nutzung des Systems erheblich und vermeidet Sprachbarrieren.
Wie löst man die Frage Harmonisierung verschiedener nationaler und internationaler Standards und standortspezifischer Besonderheiten?
Unsere Software bietet die Wahl zwischen zwei verschiedenen Arten von Sprachkonzepten für Dokumente und Prozesse: Entweder werden identische Inhalte in unterschiedlichen Sprachen hinterlegt oder Varianten mit abweichenden Inhalten in unterschiedlichen Sprachen genutzt, wenn lokale, regionale oder nationale Besonderheiten Differenzierungen erfordern. Die Software stellt sicher, dass bei Veränderungen einer Variante auch eine Anpassung der dazugehörigen Varianten erfolgt. Will ein Unternehmen bei der Harmonisierung einen sanften Weg gehen, lassen sich z. B. zunächst Hauptprozesse in einer Masterdatenbank übergreifend vereinheitlichen. Weitere Prozesse, die z. B. örtliche Besonderheiten abbilden, können parallel in geschlossenen Subdatenbanken verwaltet werden, um z. B. erst einmal bestimmte lokale Strukturen zu erhalten und Anpassungen schrittweise vorzunehmen. Das trägt ebenfalls zu Akzeptanz bei.
Infokasten:
Vereinheitlichtes Dokumentenmanagement an 116 internationalen Werken der AUNDE Group
Die AUNDE Group SE, 1899 als Achter & Ebels in Mönchengladbach gegründet, ist spezialisiert auf die Entwicklung und Produktion von Textilien für die Automobilindustrie und mit ihren weiteren Marken Systemlieferant für den Fahrzeuginnenraum. Mit ConSense IMS ENTERPISE hat die stark wachsende Unternehmensgruppe mit 116 Werken in 28 Ländern und 25.000 Mitarbeitern ihr Dokumentenmanagement modernisiert: Die digitale Lösung der Aachener ConSense GmbH bindet alle internationalen Standorte ein, unterstützt die Unternehmensgruppe beim transparenten Management zahlreicher Normen und Vorgaben und erleichtert die Harmonisierung von Standards. Nach sorgfältiger Vorbereitung fiel nun der Startschuss für das neue System, das mit TIMS (Total Integrated Management System) sogar einen eigenen Namen und ein eigenes Logo erhalten hat, um im Unternehmen für Akzeptanz zu werben.
Hintergrund ConSense GmbH
Die ConSense GmbH ist einer der technologisch führenden Anbieter von Software für Qualitäts- und Integrierte Managementsysteme. Seit 2003 entwickelt die ConSense GmbH in Aachen skalierbare Lösungen für alle Unternehmensgrößen. Dabei stehen die optimale Unterstützung der Organisationsabläufe und Anwendungsfreundlichkeit im Mittelpunkt der Entwicklungsarbeit. Bei der technischen, organisatorischen und personellen Einführung von ConSense Softwarelösungen steht die ConSense GmbH mit modernen Strategien und Konzepten in allen Phasen beratend zur Seite – von der Einführung bis zum laufenden Betrieb. Mit mehr als 1.000 erfolgreichen Kundenprojekten und Userzahlen im sechsstelligen Bereich finden die ConSense Softwareprodukte Anwendung in sämtlichen Branchen.
