Eine Software für Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung funktioniert für jedes Unternehmen und ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. In einem Interview mit Unternehmen&Trends beschreibt Dr. Michael Berger, President von DocuWare, wie die Digitalisierung gelingt und welche Vorteile sie bringt. 

Herr Dr. Berger, können Sie uns erläutern, was genau DocuWare anbietet? 

DocuWare bietet Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen eine Software für Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung. Damit lassen sich beliebige Geschäftsdokumente digitalisieren, revisionssicher archivieren und bearbeiten, um so die Kernprozesse von Unternehmen zu optimieren. Wir unterstützen über 15.000 Kunden weltweit bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse. Unser Ziel ist es, manuelle, sich wiederholende Arbeitsschritte in Unternehmen jeder Größe zu eliminieren, um die Produktivität und Effizienz zu steigern. 

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung von Unternehmen? 

Vorteile gibt es zahlreiche: Heutzutage müssen Unternehmen aufgrund des zunehmenden Wettbewerbs, der Probleme in der Lieferkette und der sich schnell ändernden Gesetzgebung flexibel und schnell reagieren. Sind Kernprozesse erstmal digitalisiert, können Unternehmen ihre Produktivität maßgeblich steigern, schneller reagieren, ihre Kosten kontrollieren und Wettbewerbsvorteile nutzen. Mitarbeitern ist es möglich ihre Arbeitsprozesse anzupassen – sie können rund um die Uhr und unabhängig von ihrem Standort auf Dokumente zugreifen, wenn diese digitalisiert und archiviert sind. Das wiederum führt zu einer besseren Zusammenarbeit und einem besseren Informationsaustausch zwischen den Abteilungen. 

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die sichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung von Unterlagen. Wir haben Kunden in Branchen, in denen es häufig gesetzlich vorgeschrieben ist, dass Hersteller die Dokumentation über die von ihnen gelieferten Produkte während der gesamten Lebensdauer des Produkts aufbewahren müssen. Mithilfe einer Dokumentenmanagement-Lösung kann eine sichere Archivierung der Unterlagen für einen beliebigen Zeitraum sichergestellt werden. 

Hat sich die Nachfrage nach digitalen Lösungen in den vergangenen Jahren verändert? 

Wir sehen seit Jahren eine immer weiter ansteigende Nachfrage nach digitalen Lösungen, insbesondere Cloud-Lösungen. Ob kleine Familienbetriebe oder große international agierende Konzerne – die meisten Unternehmen mussten spätestens mit Beginn der Pandemie in neue Tools investieren, um ihren Mitarbeitenden die Arbeit aus dem Homeoffice zu ermöglichen. 

Der Einstieg in die Digitalisierung ist heutzutage viel einfacher als in der Vergangenheit. Viele Unternehmen entscheiden sich für unsere Cloud-Lösung. Die Implementierung dieser kann auch unter Nutzung vorgefertigter Use Cases innerhalb von 3 bis 4 Tagen erfolgen, ohne dass es zu Ausfallzeiten für das Unternehmen kommt oder die IT-Abteilung involviert ist. 

Welche Abteilungen bieten sich besonders gut für den Einstieg an? 

Abteilungen mit vielen Dokumenten, wie z.B. Buchhaltungsabteilungen, eignen sich besonders gut als Einstieg in die Digitalisierung, da sich die Arbeit mittels DMS bereits beim Rechnungseingang erleichtern lässt. Der Prozess lässt sich ganz einfach zusammenfassen: Die Rechnung trifft meistens entweder in digitaler Form ein oder sie wird im Unternehmen eingescannt. Im Anschluss erkennt Intelligent Indexing in eingehenden Rechnungen wichtige Schlüsselinformationen – wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge – und wandelt diese als Indexbegriffe in strukturierte, leicht nutz- und durchsuchbare Daten um. Mit Hilfe von maschinellem Lernen lassen sich die Eingangsrechnungen so einfach und mühelos verarbeiten. Mitarbeiter sparen sich damit die manuelle Dateneingabe und konzentrieren sich auf produktivere Aufgaben. 

Gleiches gilt für die Personalabteilung. Hier dreht sich alles um die wichtigste Ressource – die Mitarbeiter. Die Personalabteilung kümmert sich sowohl um administrative Routinearbeit wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen, als auch um strategische Aufgaben wie Personalentwicklung, Weiterbildung und Recruiting. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, die in jedem Fall sorgfältig sortiert, gespeichert und archiviert sein müssen – Geschäftsprozesse, die viel Potenzial zur Digitalisierung und Automatisierung bieten. 

Wie wird sich Ihrer Meinung nach die Digitalisierung in den nächsten Monaten weiterentwickeln? 

Sie wird voranschreiten, da die Umsetzung immer einfacher wird. Anbieter von ECM-Lösungen in der Cloud übernehmen die Verantwortung für die Implementierung, System-Updates und Sicherheits-Patches, was die Skalierung erleichtert und den Unternehmen die Investition in weitere interne IT-Ressourcen erspart. Wir gehen davon aus, dass die Nachfrage nach Technologien zur Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen auch im Jahr 2023 anhalten wird, und wir freuen uns darauf, mehr Unternehmen dabei zu unterstützen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.