17 IT und Automotive Schluss mit Papierkram: Warum Ihr Unternehmen jetzt auf E-Rechnung setzen sollte Von Hermann Schäfer, Chief Sales & Marketing Officer bei DocuWare In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Abläufe zu optimieren, Kosten zu senken und nachhaltiger zu arbeiten. Die digitale Rechnungsstellung ist dabei eine Schlüsseltechnologie, die diesen Wandel unterstützt. Der Schritt weg vom Papier hin zur E-Rechnung eröffnet eine Fülle von Vorteilen: gesteigerte Effizienz, schnellere Bearbeitung, weniger Fehler und größere Umweltfreundlichkeit. Warum also jetzt auf E-Rechnung umstellen? Vorteile der digitalen Rechnungsstellung Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile, besonders in Kombination mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie DocuWare. Freigabeprozesse werden erheblich beschleunigt – Rechnungen können rasch geprüft und direkt im System freigegeben werden. Ferner haben Mitarbeitende jederzeit und von überall Zugriff auf alle Rechnungen – ein Must-have für flexible Arbeitsmodelle. Ein weiteres Plus: Verlorene Belege gehören damit der Vergangenheit an. Alle Dokumente und Informationen werden zentral gespeichert und können schnell und einfach gefunden werden. Das erhöht nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für eine höhere Transparenz und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien im Unternehmen. Durch die lückenlose Doku- mentation sämtlicher Bearbeitungsschritte werden die Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit der Rechnungsverarbeitung gewährleistet. Die Kostenersparnis durch das Einsetzen einer digitalen Rechnungsverarbeitung ist für Unternehmen ein weiterer attraktiver Vorteil. Manuelle Arbeitsschritte entfallen, Archive werden digital und Skontofristen bleiben jederzeit im Blick. Auch das Thema Sicherheit ist für Unternehmen unerlässlich. Moderne DMS-Systeme bieten hier Abhilfe und schützen vor Datenverlust, unberechtigtem Zugriff und Manipulation und tragen somit zur Sicherung sensibler Unternehmensdaten bei. Gesetzliche Anforderungen und Compliance Ob auf Papier oder digital: Belege müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden. Laut Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und Abgabenordnung (§ 147 AO) beträgt die Aufbewahrungspflicht derzeit 8 Jahre (Stand 2025). Die GoBD konkretisieren die Anforderungen an digitale Buchführungsunterlagen – sie müssen jederzeit verfügbar und nachträglich unveränderbar sein. Eine Verfahrensdokumentation soll festhalten, wie digitale Belege erfasst, verarbeitet und gespeichert werden. Ein Dokumentenmanagementsystem erfüllt diese Anforderungen automatisch, protokolliert alle Änderungen und sorgt für die revisionssichere Archivierung der Originale. Elektronische Signaturen und Zeitstempel bieten zusätzliche Sicherheit, die Echtheit und Unversehrtheit der Dokumente nachzuweisen. Der Weg zur digitalen Transformation Rechnungen zu digitalisieren, lohnt sich also – und das schon jetzt: Prozesse werden schneller, transparenter und effizienter, ganz unabhängig von der Unternehmensgröße. Mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich führt ohnehin kein Weg mehr daran vorbei. Doch die Digitalisierung ist mehr als nur die Umstellung auf elektronische Rechnungen. Sie legt die Grundlage für automatisierte Prozesse, höhere Datensicherheit und schlanke Workflows: ein klarer Wettbewerbsvorteil für Unternehmen jeder Größe. Wer jetzt aktiv wird, erfüllt also nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern ist auch den entscheidenden Schritt voraus – dank effizienten, zukunftssicheren Prozessen, die mit den Anforderungen stetig weiterwachsen. Erfahren Sie mehr über die Umstellung auf die E-Rechnung: https://hubs.li/Q03C6vkm0 Bild/Grafik: © DocuWare Hermann Schäfer
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