OEM & Lieferant - Ausgabe 1/2021

22 Insgesamt müssen beim Metallzulieferer pro Jahr mehrere hunderttausend Belege archi- viert werden. Wer etwas nachschlagen wollte, stand vor einer aufwendigen Suche. Mit dem Umstieg auf das ERP-System SAP Business One fiel die Entscheidung, auch das DMS-Sys- tem zu wechseln. Ein Update des bisherigen Systems – notwendig für die geplante Inte- gration in SAP Business One – wäre zu teuer und nur mit Hilfe kostspieliger Berater möglich gewesen. Zusammen mit dem ortsansässigen DocuWare-Partner, der Neffe Consulting GmbH & Co. KG ( https://t1p.de/3t5d ), wurde dafür eine Schnittstelle entwickelt, die laut Michael Schieben, kaufmännischer Leiter bei alfred rexroth, „sehr gut funktioniert und die Arbeit enorm erleichtert“. Keine Rechnung bleibt liegen Intensiv betreut durch das Systemhaus wurde in der Finanzbuchhaltung mit dem DocuWare- Einsatz begonnen und als erstes ein Work- flow ( https://t1p.de/cfmx ) zu r Prüfung der Eingangsrechnungen ( https://t1p.de/ 9vnb ) in stalliert. Früher wanderten die Be- lege in Umlaufmappen durchs Haus, oft war schwer nachvollziehbar, wo sie sich gerade be- fanden. Heute werden die Rechnungen ent- weder gescannt oder automatisch aus dem E-Mail-Postfach abgeholt, verschlagwortet und im zentralen Dokumenten-Pool archi- viert. Beim anschließenden Workflow weist die Buchhaltung nach einer ersten Kontrolle die Belege den verschiedenen Abteilungen zu, wo sie geprüft werden. Eine eingebaute Eska- lationsstufe sorgt dafür, dass keine Rechnung unbeachtet liegen bleibt. DerWorkflow endet, sobald der Beleg abschließend in der Buchhal- tung sachlich geprüft und bei einer Freigabe automatisch gebucht und archiviert ist. Bei alfred rexroth werden heute im elektro- nischen Dokumenten-Pool ( https://t1p.de/ 3s2c ) a ber nicht nur Belege aus der Buchhaltung gespeicher t, sondern tat- sächliche alle Unterlagen, die in den ver- schiedenen Abteilungen im Unternehmen anfallen: Personaldokumente ebenso wie An- gebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Materialprüfzeugnisse, Fertigungsbegleit- schreiben, Normen oder auch Zeichnungen. Durch die Schnittstelle zum ERP-System ( https://t1p.de/yd4m ) w ird alles, was archiviert werden soll, automatisch verschlag- wortet und in DocuWare gespeichert. Die Mitarbeiter müssen sich darum nicht aktiv kümmern. Papierunterlagenwerden gescannt und archiviert. Über die bequeme Volltext- suche können alle Berechtigten aus den ver- schiedenen Abteilungen auf die Dokumente zugreifen. Kunde erhält mit der Ware sofort die Dokumentation Besonders hilfreich ist dies für die Zusammen- stellung der umfangreichen Dokumentation, die dem Kunden für jedes gefertigte Produkt zur Verfügung gestellt werden muss. Dafür wurde ein Workflow eingerichtet, der star- tet, sobald ein Lieferschein für ein fertiges Produkt ausgedruckt wird. Sobald der Mit- arbeiter die durch den Workflow zusammen- gefügte Akte überprüft und freigegeben hat, wird sie automatisch per E-Mail an den Kun- den geschickt. So ist die Dokumentation be- reits beim Kunden, wenn dort die Ware samt Lieferschein eintrifft. Nach Einschätzung von Michael Schieben ist heute rund 80 Prozent der Arbeit in der Dokumentationsabteilung automatisiert. Nach gut zwei Jahren DocuWare-Einsatz ( https://t1p.de/jj8n ) b efanden sich Ende 2020 bereits rund fünf Millionen Dokumente im Archiv. Die teils sehr langen Aufbewah- rungsfristen – bei Turbinen sind es beispiels- weise 50 Jahre – sind problemlos einzuhalten. Die Digitalisierung wird bei alfred rexroth weiter vorangehen: Das größte Projekt ist die vollständig papierlose Fertigung, die man innerhalb von drei Jahren realisieren will. An den Maschinen sollen dann beispielsweise die Einrichtepläne digital zur Verfügung stehen ebenso wie die Wartungspläne, deren kor- rekte Einhaltung durch Workflows abgesi- chert wird. IT und Automotive Durch Partnerschaft zum Erfolg Von Mechthilde Gruber, freie Fachjournalistin in München Die alfred rexroth GmbH in Berlin ist ein traditionsreiches Unternehmen der Metallindustrie. Für Kunden aus unter- schiedlichsten Branchen, vorwiegend aber aus der Medizintechnik sowie demAnlagenbau, fertigt das Zulieferunter- nehmen Serien mit komplexen Teilen. Die Dokumentationsanforderungen sind in diesen Branchen besonders hoch. Bilder: © alfred rexroth T E I L E N Michael Schieben, kaufmännischer Leiter, alfred rexroth GmbH & Co. KG, Berlin, hat mit DocuWare umfangreiche Dokumentations- und Verwaltungsprozesse automatisiert. Der Berliner Metallzulieferer alfred rexroth automatisiert dank DocuWare rund 80 Prozent der Arbeit in der Dokumenta- tionsabteilung. Online-Service DocuWare Referenzen https://t1p.de/2k2m