Bei der Präferenzkalkulation und dem Erstellen der Anforderung und der Ausgabe von Langzeitlieferantenerklärungen (LLE) handelt es sich um komplexe Prozesse im Zoll- und Außenhandel. Die in SAP ERP integrierten SPEEDI-Lösungen und das Prozess- und Beratungs-Know-how von WSW Software tragen dazu bei, die damit verbundenen Aufgabe effizient, transparent und gesetzeskonform durchzuführen und gleichzeitig Zollvorteile konsequent auszuschöpfen.

Autor: Christoph Keppler, Leiter Geschäftsbereich SAP bei der WSW Software GmbH

Exportorientierte Unternehmen verschenken strategisches Vertriebspotenzial, wenn sie nicht alle Möglichkeiten ausschöpfen, ihre Produkte zollermäßigt oder zollfrei an Kunden zu liefern, die ihren Sitz in Ländern außerhalb der EU haben und mit denen es entsprechende Präferenzabkommen gibt.

Zoll- und Außenhandel: Manuelle Prozesse wenig effizient
Dafür muss der Exporteur eine Präferenzkalkulation durchführen, die den Regeln des jeweiligen Abkommens entspricht und auf einer Langzeitlieferantenerklärung (LLE) beruht, die als Präferenz- bzw. Ursprungsnachweis auf der Warenverkehrsbescheinigung (EUR.1 oder EUR-MED) oder der Rechnung dient. Die entsprechenden Prozesse sind aber so anspruchsvoll, dass viele Unternehmen sie außerhalb des ERP-Systems abwickeln – die meisten auf Papier aber auch Microsoft Office Lösungen oder in speziellen IT-Lösungen.

Das jedoch geht zulasten von Effizienz und Transparenz, denn bei papiergebundenen, manuellen Abläufen besteht immer das Risiko nicht einheitlicher Datenstände und von Fehlern beim Hin-und-her-Kopieren. Eine Software setzen laut einer Umfrage der IHK Stuttgart bei 1.200 Unternehmen aus Deutschland weniger als ein Drittel der Befragten ein.

Präferenzabkommen: Zollvorteile sind Wettbewerbsvorteile
Von unschätzbarem Vorteil ist es daher, wenn für Berechnungen zur Ermittlung der Präferenzberechtigung direkt und schnittstellenfrei auf die im ERP-System gepflegten Stammdaten und Stücklisten zugegriffen werden kann. Unternehmen, die SAP ERP einsetzen, bietet WSW Software hierfür eine intelligente, leistungsstarke, komfortabel zu bedienende und kostengünstige Alternative: die SPEEDI „Präferenzkalkulation“ und die SPEEDI-Monitore „Langzeitlieferantenerklärung anfordern“ und „Langzeitlieferantenerklärung ausgeben“. Mit diesen Tools aus der SAP-basierten Plattform SPEEDI, die sich komplett in SAP ERP integrieren und den SAP-Standard modifikationsfrei erweitern, lassen sich sowohl die Präferenzkalkulation als auch das Einholen und Ausgeben von LLE automatisiert und damit effizient durchführen.

Da die Daten in der SAP-Software zentral verwaltet werden, gibt es einen „Single Point of Truth“, der die Grundlage für eine einheitliche und transparente Prozessabwicklung darstellt. Auf diese Weise können die Vorteile, die Präferenzabkommen bieten – Ermäßigung der Zollgebühren oder gar Zollfreiheit – bestmöglich ausgeschöpft werden. Das ist ein wichtiges Verkaufsargument und ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil. Durch die nahtlose Integration in SAP entfallen außerdem die Kosten für Einrichtung, Lizenzierung, und Wartung eines gesonderten Außenhandelssystems und die Pflege der Schnittstellen zu SAP ERP wie auch der Aufwand für den Aufbau von zusätzlichem internem IT-Know-how.

Präferenzberechtigung automatisch ermitteln
Anhand der Ursprungsregeln prüft die SPEEDI „Präferenzkalkulation“ die Präferenzberechtigung für jedes Produkt und jede Präferenzzone, egal ob es sich um konfigurierbares Material oder Material aus einer fixierten Stückliste handelt. Individuelle Produktvarianten werden anhand der auftragsbezogenen Stücklisten kalkuliert. Die SPEEDI-Lösung berechnet dazu den Schwellenpreis, zu dem Ware in eine bestimmte Präferenzzone verkauft werden muss, und gleicht ihn automatisch mit dem Ab-Werk-Preis aus dem SAP-Vertriebsbeleg ab. Welches Material den größten Einfluss auf die Präferenzberechtigung eines Produkts hat, zeigt die sogenannte Relevanz-Analyse.

Rechtskonform nach Worst-Case-Methode
Da SPEEDI bei der Kalkulation auf die vom Zoll vorgeschriebene Worst-Case-Methode zurückgreift, garantiert dies Rechtskonformität. Einzelteile, die zu unterschiedlichen Preisen bezogen und verbaut werden, müssen dazu mit dem fakturierten Materialpreis kalkuliert werden. Ein spezieller Monitor listet Vormaterialien ohne Rechnung übersichtlich auf und zeigt an, ob ein Preis nachträglich zu prüfen ist.

Anders als im SAP-Standard wird die Präferenzkalkulation in SPEEDI auch über mehrere Werke und Buchungskreise hinweg automatisiert und damit schnell und effektiv erledigt. Ob ein Bauteil präferenzberechtigt in ein Endprodukt eingeht oder nicht, lässt sich durch einen Abgleich der internen Verrechnungspreise für die verwendeten Bauteile mit dem für die Präferenz in SAP eingestellten Schwellenwert feststellen. Das Ergebnis fließt direkt in die Einkaufsinfosätze ein und kann damit für weitere Kalkulationen genutzt werden.

Klare Sicht auf LLE und ihren Status haben
Eine valide Grundlage für die zollkonforme Präferenzkalkulation schaffen die SPEEDI-Monitore „LLE anfordern“ und „LLE ausgeben“, die in mehreren Sprachen verfügbar sind in Deutsch, in Englisch und auf Wunsch auch in Französisch. Mit „LLE anfordern“ können alle Aufgaben im Zuge des Einholens, Rückmeldens und Erneuerns einer LLE als Präferenznachweis in SAP automatisiert erledigt werden. Der Monitor verwaltet die LLE zentral und übersichtlich und sorgt für eine klare Sicht auf alle Erklärungen und ihren aktuellen Status. Er zeigt auf einen Blick, an welche Lieferanten eine Erklärung zu übermitteln ist, ob sie abgeschickt, bereits bestätigt oder gelöscht wurde.

Liegt keine gültige LLE vor, wird sie automatisch angefordert, bei Bedarf auch mehrmals. Da der Monitor eingeforderte und fällige Erklärungen auch optisch klar unterscheidet, können Mahnungen umgehend verschickt werden, sodass die Anzahl rückwirkend auszustellender Dokumente drastisch sinkt. Da das EU-Zollrecht, der Unionszollkodex (UZK), das nachträgliche Ausstellen auf zwölf Monate beschränkt, ist das ein wichtiger Aspekt. Umgekehrt lassen sich mit dem Monitor „LLE ausgeben“ kundenseitige Erklärungen effizient ausstellen, übermitteln, überwachen, aktualisieren und, falls nötig, widerrufen und auch löschen.

LLE direkt in SAP erzeugen und verarbeiten
Egal ob LLE-Anforderung oder kundenseitige LLE: Erstellung und Versand inklusive der jeweiligen Anschreiben und aller erforderlichen Angaben gestalten sich in jedem Fall äußerst einfach. Die relevanten Dokumente, die in SAP hinterlegt sind und von WSW Software um vordefinierte, rechtskonforme Textbausteine ergänzt wurden, werden mit SPEEDI direkt aus der ERP-Anwendung heraus erzeugt und dem Empfänger im gewünschten Ausgabeformat übermittelt: auf Papier, als Fax oder in elektronischer Form entweder als „klassische“ PDF-Datei oder als interaktives PDF-Formular (SAP Interactive Forms by Adobe).

Eine Rücksendung der LLE per Mail durch den Lieferanten vereinfacht und strafft den Prozess spürbar. Die Dokumente werden in diesem Fall automatisch in die SAP-ERP-Lösung beim Kunden hochgeladen, verarbeitet und abgelegt und lassen sich dort durch wenige Klicks mit zugehörigen SAP-Belegen verknüpfen, sodass der Zoll den Nachweis über die Einhaltung der Präferenzregelungen zeitnah erhält.

Leistungen aus einer Hand von erfahrenem Partner
SPEEDI bringt deutlich mehr Effizienz und Transparenz in die Präferenzkalkulation sowie in die Anforderung und Ausgabe von LLE und garantiert ein UZK-konformes Arbeiten. Die nötigen Anpassungen an neue gesetzliche Vorschriften, zum Beispiel an die Durchführungsverordnung (EU) Nr. 2015/2447, nehmen die Experten von WSW Software zeitnah vor.

WSW Software unterstützt exportorientierte Firmen in diesen und weiteren Fragen des Zoll- und Außenhandels als erfahrener Partner mit umfassender Beratungs- und Prozesskompetenz und zusätzlichen Services wie das Aktualisieren und Pflegen der Präferenzregeln und der statistischen Warennummern. Da alle Leistungen aus einer Hand kommen, profitiert der Kunde von der bestmöglichen Betreuung – ein echter Mehrwert.

Das gilt im übrigen auch für die „Gelangensbestätigung“, die inländische Unternehmen, die Waren umsatzsteuerbefreit an Kunden im EU-Ausland liefern, den deutschen Finanzbehörden vorlegen müssen. Wer die damit verbundenen Prozesse mit der SPEEDI-Lösung für die Gelangensbestätigung komplett und ohne manuellen Eingriff in SAP ERP abwickelt, reduziert den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum.